Adiós a las cartas: la Seguridad Social cambia sus avisos a partir de mañana

La Seguridad Social cambia desde este martes 1 de septiembre de 2026 la forma de comunicarse con miles de trabajadores, en una medida que también tendrá consecuencias para las empresas y sus departamentos de Recursos Humanos. La entrada en vigor de la Orden ISM/541/2026 amplía los casos en los que determinadas personas físicas estarán obligadas a recibir comunicaciones de la Administración exclusivamente por vía electrónica.

El nuevo sistema afecta especialmente a quienes soliciten o perciban prestaciones por incapacidad temporal, tengan procedimientos relacionados con una incapacidad permanente o reciban comunicaciones sobre lesiones permanentes no incapacitantes.

Hasta ahora, la obligación de relacionarse electrónicamente con la Seguridad Social ya se aplicaba en determinados casos, como algunas prestaciones por nacimiento y cuidado del menor, riesgo durante el embarazo o riesgo durante la lactancia natural. Desde mañana, el ámbito se amplía a nuevos procedimientos.

Las resoluciones, requerimientos, citaciones y otras comunicaciones estarán disponibles en la Sede Electrónica de la Seguridad Social (SEDESS). La Administración podrá enviar un SMS o un correo electrónico para avisar de que existe una nueva comunicación, pero ese mensaje tendrá carácter meramente informativo.

La notificación oficial será la puesta a disposición del documento en la sede electrónica. Por este motivo, los trabajadores afectados deberán disponer de un sistema de identificación digital válido, como certificado electrónico, DNI electrónico o Cl@ve, y revisar periódicamente su buzón.

El cambio es especialmente relevante porque no consultar una comunicación puede provocar que se pasen por alto plazos administrativos, resoluciones sobre prestaciones, altas médicas o requerimientos.

Las empresas también tendrán que estar pendientes

Aunque las notificaciones se dirijan al trabajador, la nueva situación puede repercutir directamente en la gestión de las empresas. Una resolución conocida tarde puede complicar la planificación de una reincorporación laboral, la gestión de una baja, la nómina o la cotización.

Por ello, Recursos Humanos deberá reforzar la comunicación con las plantillas y establecer protocolos para que los empleados informen rápidamente de cualquier resolución que pueda afectar a su situación laboral.

El cambio también alcanza a la Prevención de Riesgos Laborales, especialmente cuando una resolución implique limitaciones funcionales, una reincorporación o la necesidad de adaptar un puesto de trabajo.

En definitiva, desde mañana será más importante que nunca mirar el buzón electrónico de la Seguridad Social. La digitalización pretende agilizar los trámites, pero también obliga a trabajadores y empresas a extremar la vigilancia para evitar errores, retrasos y pérdida de plazos.